Бухгалтерский аутсорсинг – как, зачем, почему?

В обычном понимании  бухгалтерский аутсорсинг (передача организацией на основании договора функции ведения бухгалтерского учета внешней организации) – это, прежде всего,  «экономия на бухгалтере» или, другими словами, «временный и.о. главного бухгалтера». 

С одной стороны, это правильно. Не каждое начинающее предприятие или предприниматель может позволить себе штатного бухгалтера. Да и объема работы для штатного бухгалтера может быть недостаточно.

Конечно, многие возразят,  что дополнительно следует предложить на «общих началах» штатному бухгалтеру функции  менеджера по совмещению или офисного секретаря – бухгалтерской работы нет, а зарплату, оклад отрабатывать нужно! 

Эта частая ошибка, которую совершают многие предприниматели. О том, почему совмещение бухгалтером нескольких должностей отнюдь не является оптимальным решением, поговорим несколько позже... 

Итак, бывают ситуации, когда предпринимателю (компании) постоянный бухгалтер порой не нужен, достаточно приходящего бухгалтера. Для ведения учета в небольших объемах и подготовки отчетности в налоговую. На последний момент стоит обратить внимание. Ведь если не предоставлять отчетность, у любого предприятия, будь то ООО или ИП, даже если вообще нет деятельности, автоматически возникают проблемы. Масштаб может быть разным: от штрафа в 1000 рублей за несданный отчет до блокировки счета (и, как правило, в самый неподходящий момент). Сведения о подобных нарушениях попадают в единую базу контролирующих органов и навсегда оставляют след на вашей репутации и репутации компании. 

Таким образом, не стоит портить себе «налоговую» историю.

Выходит, что сдавать отчетность нужно, а держать в штате бухгалтера накладно... И в этой ситуации, как правило, обращаются в аутсорсинговую (бухгалтерскую) компанию или просто по объявлению: «Веду учет. Сдаю отчетность. Опыт. Недорого. Мария Ивановна...»

Ведение бухгалтерского  учета – услуга недорогая, как правило, но и не совсем дешевая.  Другими словами, если вам обещают сопровождение ООО на общей системе налогообложения за 2000 рублей в месяц, то, скорее всего, это стоимость «стартовая» и не включает в себя как минимум подготовку и сдачу отчетности, и скорее всего, отдельно будут брать за начисление зарплаты работникам.

Важно понимать, что ценообразование складывается от объема первичных документов, которые необходимо будет проводить ежемесячно, и от специфики деятельности вашей фирмы. Ведь ведение учета в торговле отличается от ведения учета на производстве или в услугах.

Выбирая бухгалтера по совместительству или аутсорсинговую компанию, важно учитывать один момент: если вы выбираете бухгалтера на дому, то рискуете остаться без бухгалтера в нужный момент. Например, бухгалтер заболеет. Или срочно уедет по другому клиенту в налоговую. Да мало ли чего...

Отличие аутсорсинговой компании от бухгалтера на дому, в первую очередь, во взаимозаменяемости! Тут важно, чтобы главный бухгалтер или ведущий бухгалтер (ваш куратор) познакомил вас с бухгалтерами - операторами, теми, кто непосредственно заводит данные с ваших первичных документов в программу «1С».

Насчет самого качества оказываемых услуг можно поспорить. С одной стороны, бухгалтер на дому вроде и загружен не очень, и больше вероятность качественного оказания услуг. Но, с другой стороны,  аутсорсинговая компания дорожит своей репутацией и клиентами, уделяя особое внимание грамотному ведению учета. Бухгалтер на дому, учитывая, что расходы на обслуживание клиента (вашей фирмы) у него небольшие (например, за аренду он не платит), за счет этого может и снижать стоимость, и особо не переживать за клиентоориентированность. 

 

Тонкий вопрос, о котором вслух, громко почти не говорят. Шепчут.

Оптимизировать налоги можно по-разному. Законно, не совсем или даже незаконно. Во всех этих трех случаях результат должен быть один – заплатить меньше налогов, чем до оптимизации. 

Есть синоним: минимизация.

Каждый бухгалтер, специалист по бухгалтерскому учету и налогам оптимизирует налоги так, как умеет, исходя из собственного практического опыта. Отдельные случаи – если теоритического. За результаты такой оптимизации, законной или не совсем, но не принятой налоговой, отвечать приходится непосредственно руководителю предприятия, предпринимателю.  По своему опыту скажу – мало приятного. Особенно когда руководитель, предприниматель, то есть фактически заказчик оптимизации, не до конца понял как, что и зачем было сделано.

Пожалуй, основное отличие аутсорсинговой компании от бухгалтера на дому –  это возмещение рисков. При заключении договора с аутсорсинговой компанией необходимо четко прописать, за что отвечает исполнитель, и тогда шансы взыскать с исполнителя пени и штрафы, которые доначислила налоговая в результате «непринятия» оптимизации будут высоки. 

С «бухгалтера на дому» взятки гладки! Практически всегда так. Редко, когда добросовестный «бухгалтер по совместительству» (в одном лице) добровольно признает свою ошибку и возместит убытки предпринимателю. Стоит отметить, что в данной ситуации постоянный, штатный бухгалтер (главный бухгалтер) надежнее!

 

Самый главный минус бухгалтерского аутсорсинга - это ответственность за состояние учета на предприятии! Когда у вас работает штатный, постоянный главный бухгалтер, вы всегда знаете с кого спросить! В аутсорсинговой компании крайнего найти очень сложно. Поэтому выход один –перепроверяйте, совместно с аудитором, лучше сторонней компании, оборотно-сальдовую  ведомость за отчетный период и подготовленную для сдачи в налоговую и фонды отчетность. Если в вашем отчетном периоде присутствовали элементы оптимизации, не поленитесь и все документальные оформления доведите до логического конца. Самостоятельно, не надеясь ни на чью память, закройте все сделки и получите все счета фактуры. Оформите безотлагательно все операции и документы! Это надо только вам и только вам!

И несколько обещанных слов о совмещении бухгалтером должностей. Все очень просто! Каждый должен заниматься своим делом. Тем, что у него лучше всего получается, и на что он «поставлен» или нанят. 

«На что учился, на то и пригодился!» – гласит одна мудрая пословица. 

Выполнение бухгалтером нескольких функций, например, бухгалтер-менеджер, приведет к тому, что пострадаете, прежде всего, вы и ваш бизнес. Работа с цифрами требует определенной концентрации и внимания, любая, самая незначительная ошибка аукнется проблемами с учетом и отчетностью. Бухгалтера при этом постоянно отвлекают телефонные звонки, клиенты, переговоры, ваши просьбы – можно ли будет винить специалиста, если он, допустим,  не там поставит запятую, выставляя клиенту счет?..

Подведя итоги вышесказанного, можно прийти к выводу, что бухгалтерский аутсорсинг  выгоден, в первую очередь, начинающим предпринимателям и компаниям. Небольшой документооборот, совмещенные должности, экономия на всем – это все естественно для становления. Но не стоит совсем экономить на бухгалтере, полагаясь на собственные силы (если конечно вы не бухгалтер с опытом), ведь вам важно сосредоточиться на получении прибыли, развитии бизнеса, а не отвлекаться на требования инспекторов пояснить то-то, предоставить то-то. Это отнимет у вас массу времени и нервов! 

При заключении договора на бухгалтерское обслуживание внимательно прочтите все пункты, проговорите и зафиксируйте в договоре ответственность выполняющей стороны  за ошибки, которые возникнут по ее вине, и порядок возмещения пеней и штрафов, которые вам придется заплатить по вине компании или «бухгалтера по совместительству»!

Успехов в бизнесе!

 

 

г. Екатеринбург, ул. Мамина-Сибиряка,
дом 145, офис 363, 352

Тел. +7 (343) 382-19-10

 

Сайт: http://navigatorkk.com/